Cela fait désormais plus d’un an que nous vivons à un rythme imposé par la crise sanitaire et que nous travaillons en partie, si ce n’est tous les jours, de chez nous. Le télétravail présente sans aucun doute de grands avantages, d’une part pour l’entreprise, mais aussi pour ses salariés : il laisse une plus grande flexibilité aux employés, qui sont plus libres dans leurs mouvements pour coordonner leur vie personnelle et leur vie professionnelle ; il permet d’augmenter l’efficacité des collaborateurs, souvent plus concentrés chez eux que dans le tumulte de la vie du bureau ; Mais le télétravail a eu un gros impact sur des aspects primordiaux de la vie d’entreprise : la communication, la convivialité et la santé.  Alors que certains travaillent entièrement à partir de chez eux, d’autres se déplacent au bureau une partie de la semaine ou tous les jours. Concilier ces différents modèles de travail pour préserver ou créer une cohésion d’équipe solide est alors un véritable casse-tête. C’est pourquoi nous vous donnons 10 solutions toutes simples à appliquer pour entretenir au mieux cette communication si importante au sein de vos équipes. Notez bien qu’en fonction de votre culture d’entreprise, les idées que nous proposons pourront vous correspondre, ou non. A vous d’aviser et de choisir les solutions les plus pertinentes et les plus à même de vous aider à préserver ce lien avec vos collaborateurs.

1) Travaillez bien la communication en interne pour tenir les collaborateurs au courant des actualités de l’entreprise

De manière générale, la communication en entreprise est un élément clé pour favoriser l’engagement de vos collaborateurs auprès de leur société, mais aussi leur bien-être. Elle est incontournable pour permettre un échange d’informations optimal au sein des différents services et des différentes équipes. Mais elle est d’autant plus importante aujourd’hui, à l’heure où vos collaborateurs sont pour la plupart en télétravail et ont donc besoin d’être informés sur divers éléments nécessaires à la compréhension de ce qui se passe dans leur entreprise.  

Quand le télétravail ne concernait pas une majorité d’entre nous, les discussions autour de la machine à café étaient une source d’informations informelles non négligeable à propos de l’entreprise. La communication interne se faisait naturellement au détour des conversations qu’on pouvait avoir avec nos collaborateurs. A l’heure où cette communication est mise à rude épreuve par la distance et le télétravail, il est important de s’organiser pour qu’elle ne soit pas négligée :

  • Tout d’abord, il faut bien différencier les canaux de communication formels et informels pour faciliter les échanges au sein des équipes et dans l’entreprise en générale. Pour ce qui est de la communication informelle, la solution la plus simple et pratique reste une messagerie instantanée que l’on trouve grâce à des outils tels que Slack ou Teams; pour transmettre des informations plus formelles, l’envoi d’emails est ce qu’il y a de plus efficace. Veillez toutefois à ne pas inonder vos collaborateurs de mails et d’informations en général pour qu’ils puissent enregistrer les informations vraiment importantes et qu’ils puissent les retrouver facilement si besoin.
  • En cette période de crise sanitaire, il est primordial de tenir les collaborateurs régulièrement informés de l’évolution de la situation de l’entreprise et de ses résultats. Il est vrai que ce peut être une source d’inquiétude pour les salariés d’une entreprise à l’heure actuelle. Plus ils sont conscients de la situation de leur société, plus ils seront capables de gérer leurs émotions et d’optimiser leur travail à distance. Pour cela, vous pouvez opter pour la rédaction hebdomadaire ou mensuelle d’une newsletter interne, un moyen de transmettre l’actualité de l’entreprise de manière claire à l’ensemble de vos collaborateurs. Vous pouvez également organiser des réunions mensuelles avec votre équipe sur Zoom ou Teams pour leur transmettre les informations importantes de manière plus formelle.

2) Aidez vos collaborateurs à mieux s’organiser.

Pour optimiser le télétravail et conserver un sentiment d’appartenance, il est nécessaire que la communication entre les collaborateurs soit optimale. En effet, chacun essaye de gérer son temps entre travail personnel, réunions et temps de pause. Il est donc important que vos collaborateurs puissent s’organiser facilement en fonction de leurs collègues, pour qu’ils aient la possibilité de gérer au mieux et comme ils le souhaitent leur temps de travail. Pour cela, il existe plusieurs outils:

  • Encouragez vos collaborateurs à utiliser un agenda partagé qui leur permettra de gérer leur temps entre les tâches à effectuer, les projets et les meetings en équipe en ayant la possibilité d’avoir accès à l’emploi du temps de leurs collègues. Une fonctionnalité sur Outlook vous permet de partager votre agenda à vos collaborateurs. Vous pouvez aussi utiliser Google Agenda ou encore Doodle.
  • Servez-vous de plateformes qui permettent à chacun de communiquer à leurs équipes s’ils sont disponibles, en pause, en réunion, etc. Par exemple, le logiciel Teams a établi des statuts clairement visibles et compréhensibles en fonction de si la personne est disponible, occupée, ne souhaite pas être dérangée, est absente, de retour dans quelques minutes ou hors connexion. Slack a des fonctionnalités similaires. Ces indications sont suffisamment détaillées pour que les collaborateurs soient à même de s’adapter en fonction des disponibilités de leurs collègues et donc d’avoir une plus grande flexibilité dans leur organisation.

3) Créez une salle de pause virtuelle constamment ouverte pour que ceux qui veulent faire une pause informelle puissent y aller … comme au bureau

La pause-café est un moment sacré en entreprise parce qu’elle présente de nombreux bienfaits: elle facilite les liens sociaux entre les collaborateurs à travers des discussions informelles et leur permet de souffler entre deux séances de travail pour rebooster leur énergie et leur motivation.

Or, le télétravail, qui est quasiment devenu la norme depuis le début de la crise sanitaire, a cassé ce rituel quotidien si important. Il advient de trouver une solution pour encourager vos collaborateurs à prendre des pauses même s’ils ne sont pas au bureau avec leurs collègues. La création d’un espace Zoom (vous pouvez aussi utiliser Teams, Facetime, Skype, etc.) ouvert toute la journée leur permettra d’aller y retrouver des personnes avec qui boire son café et échanger sur des sujets autres que le boulot à travers la caméra dès qu’ils le souhaitent et à n’importe quel moment de la journée.

Ce n’est pas une salle de réunion mais elle permet un échange de messages de manière informelle et détendue entre les équipes. C’est aussi l’occasion pour les collaborateurs de rencontrer de nouvelles personnes avec qui ils n’ont pas l’habitude de travailler ou qui sont arrivés récemment au sein de l’entreprise. La salle de pause-café virtuelle est aussi un moyen de lutter contre l’isolement que certains vivent mal en ce moment.

Pour que le but de cet espace virtuel soit bien clair, vous pouvez par exemple le nommer « Pause-café » pour que les collaborateurs se sentent vraiment dans l’ambiance de ce moment « détente ». Vous pouvez aussi planifier des créneaux horaires pour réguler la salle de pause Zoom. Mais le fait de la laisser accessible à tous en permanence laisse davantage de flexibilité et offre une plus grande liberté à vos collaborateurs.

4) Créez des rituels d’équipes à travers notamment des mini team-building pour lancer la conversation et que chacun apprenne à connaitre mieux ses interlocuteurs

Le problème de ce genre de séances Zoom, au cours desquels les collaborateurs sont amenés à échanger de manière informelle, est que l’écran qui les sépare peut être un obstacle à une discussion naturelle. Celle-ci est souvent plus spontanée lorsque les personnes sont face à face.

C’est pourquoi il peut être pertinent de leur donner de la matière pour briser la glace et fluidifier le dialogue ! Voici quelques idées – à vous de voir si c’est un format approprié et permettant de favoriser l’implication de chaque membre de votre équipe, compte tenu de leur tempérament et de l’état d’esprit global :

  • Faire correspondre la photo de quelqu’un bébé au bon collaborateur (veillez à ce que chacun envoie une photo de lui bébé au préalable).
  • Chaque personne raconte 2 vérités et 1 mensonge concernant son enfance, ses voyages, une histoire insolite. Les autres personnes de l’équipe doivent deviner laquelle des trois histoires est une invention.
  • Chacun envoie un fait surprenant ou une histoire insolite qu’il a vécu à l’administrateur qui les expose au groupe sans dire à qui ils sont attribués. Le groupe doit ensuite retrouver quel fait correspond à chaque personne.

Vous trouverez beaucoup d’autres idées « icebreakers » sur le site Klaxoon, une entreprise spécialisée dans les applications dédiées à faciliter les réunions et moments team-building en entreprise.

L’idée est de privilégier les temps d’échange informel entre vos collaborateurs pour qu’ils puissent se détendre, en faisant en sorte que tous soient impliqués et à l’aise, même les plus timides !

5) Permettez à vos collaborateurs de partager leurs passions et leurs talents lors des moments de détente entre équipes

Il n’y aura pas un meilleur moyen pour que les collaborateurs apprennent à se connaître davantage et à travers un prisme différent que celui habituel de la vie professionnelle.  De plus, ce peut être le fil rouge qui guidera les séances de team-building pour en faire des moments conviviaux et enrichissants. Vous pouvez par exemple donner l’idée à vos collaborateurs de faire découvrir à leur équipe de manière ludique et interactive un sujet précis qui les anime. Cela pourra même devenir un rituel hebdomadaire ou mensuel – si vos collaborateurs le souhaitent – qui renforcera les relations entre ces derniers.

D’une façon plus ponctuelle et un peu différente, vous pouvez également organiser un Talent Show qui rassemblera les collaborateurs pour que chacun puisse faire découvrir son talent, sa passion ou ses savoir-faire à travers un petit numéro. A travers ces animations, les collaborateurs pourront montrer une nouvelle facette d’eux-mêmes et surprendre leurs collègues au cours d’un moment convivial. C’est également une manière de connaître les capacités et les spécialités de chacun et mieux comprendre les différentes façons de fonctionner de nos collaborateurs dans la vie professionnelle.

6) Organisez un petit défi de la semaine (ou du mois), en individuel ou en équipe, pour vraiment créer un esprit de cohésion et renforcer les liens au sein de vos équipes

Pour cela, le champ des possibles est très large. Voici quelques idées qui pourraient animer les semaines de télétravail de vos collaborateurs et les divertir tout en stimulant leur imagination et leur créativité.

  • Le concours du plus grand nombre d’heures passées en call
  • Le concours du plus grand nombre de cafés bus
  • La tenue ou le couvre-chef le plus tiré par les cheveux de la semaine
  • Le décor le plus original pour les calls en visioconférence
  • La photo d’équipe prise sur Zoom la plus créative
  • La photo de la semaine la plus belle, la plus drôle, la plus colorée, la plus insolite, etc.
  • La meilleure musique de travail
  • Le plus de kilomètres faits en marchant ou en courant (pour encourager vos collaborateurs à s’aérer et à faire des activités sportives!)
  • La meilleure reproduction d’un tableau de maître avec les moyens du bord

N’hésitez pas à varier les types de défis pour en surprendre plus d’un ! Si vous êtes à court d’idées de défis à donner, vous pouvez aussi demander à vos collaborateurs s’ils en ont en créant une boîte à idée en ligne (possibilité d’envoyer une question ouverte via Google Form) : cela vous aidera à coup sûr !

Pour que le défi se déroule le mieux possible, il faut être bien organisé 😊 voilà comment nous vous conseillons de le dérouler :

  1. Vous annoncez le thème du défi de la semaine dès le lundi matin via votre plateforme de communication (e-mail, Teams, etc.)
  2. .Les collaborateurs envoient leur photo/vidéo/record ou autre de la semaine avant la deadline.
  3. Les collaborateurs votent pour la meilleure prestation (à l’aide d’un Google Form par exemple, auquel des photos et vidéos peuvent être joints).
  4. Vous annoncez le gagnant via la plateforme de communication que vous utilisez à la fin de la semaine, ou en même temps que l’annonce du défi de la semaine d’après pour vous simplifier la vie et réduire le nombre de messages que reçoivent vos collaborateurs.
  5. Vous pouvez envoyer une petite récompense au gagnant de la semaine en fonction des règles que vous avez établies!

7) Planifiez des activités culinaires pour vos collaborateurs

Ca sera à la fois une séance team-building parfaite pour vos collaborateurs, un moyen de garder le lien avec eux et une façon de participer à leur bien-être et à leur santé. Il est vrai que de manière générale, et surtout en ce moment, il est important de se nourrir sainement, et rien de tel que de prendre un peu de temps pour confectionner ses petits plats. Pour réveiller les talents de chefs cuisto qui sommeillent en vos collaborateurs, voici quelques idées:

  • Organisez une séance Top Chef pour vos collaborateurs en leur donnant un thème assez large à l’avance pour nourrir leur créativité. Comme cela, ils peuvent aller faire leurs courses selon leurs idées, puis se rassembler en équipe pour cuisiner tous ensemble le plat le meilleur possible, le plus original et le plus beau!
  • Dans un modèle semblable, mais moins compétitif, vous pouvez leur envoyer plusieurs idées de recettes (des sites comme Marmiton, 750g ou Cuisine AZ en regorgent !) : en équipe, ils peuvent choisir une recette appétissante et accessible à tous et cuisiner en visioconférence chacun chez eux, s’entraider, pour finalement déguster leur plat ensemble. Ils auront ainsi le temps d’un repas l’impression de retrouver leurs déjeuners ensemble au bureau. Vous pouvez aussi faire appel à Quitoque, qui fera livrer les ingrédients et la recette à vos collaborateurs dans des box.
  • Il est aussi possible de faire intervenir un chef cuisinier en mettant en place un véritable cours de cuisine pour vos collaborateurs. Vous trouverez de telles prestations à L’Atelier des Chefs ou sur Pack Team Building. Les ingrédients nécessaires seront communiqués à vos collaborateurs à l’avance et ils se retrouveront pour apprendre à concocter un plat original avec l’aide d’un professionnel. L’objectif est de se détendre, de communiquer et de renforcer les liens grâce à la cuisine. Si vous aimez ce format mais que vous préférez ne pas faire appel à un prestataire, il existe aussi de nombreux sites ou blogs qui mettent à disposition des démonstrations de recettes en vidéo (C’est meilleur quand c’est bon ou encore L’Atelier des Chefs) qui sauront en conquérir plus d’un.

L’idée avec ces différentes activités est que tous mettent la main à la pâte, qu’ils soient novices en la matière ou habitués des fourneaux !

8) Organisez des séances de sport en visio pour vos collaborateurs, ou impulsez une dynamique pour que ceux-ci pratiquent au maximum une activité sportive

Certes, le télétravail permet une productivité accrue des salariés en entreprise, mais ces derniers restent néanmoins chez eux, où ils ont tendance à être moins en activité. Or, le fait de rester statique sur son fauteuil pendant de longues heures favorise certaines maladies telles que le diabète de type 2, les maladies cardiovasculaires ou les douleurs dorsales.

Le sport est donc essentiel pour que vos collaborateurs restent en bonne santé, surtout pendant cette période assez spéciale de confinement – 30 minutes minimum d’activité sportive quotidienne étant conseillée pour un adulte. D’autant plus que les personnes sportives et en bonne santé voient leur productivité au travail augmenter de 15% et que les bienfaits du sport et de l’effort physique sont innombrables : santé, dépassement de soi et fierté personnelle, meilleure concentration au travail, meilleures performances professionnelles, bon moral, engagement auprès de l’entreprise, etc.

Toutes les raisons sont là pour que vous encouragiez vos collaborateurs à faire du sport ! Et pour cela, plusieurs options s’offrent à vous :

  • Vous pouvez faire intervenir un coach sportif et permettre à vos collaborateurs d’assister à un cours de sport par visio. Ce peut être une séance de renforcement musculaire, du cardio, du stretching, du yoga, etc. Les possibilités de sport à pratiquer de chez soi sont nombreuses, et ce même dans un espace réduit! Ce modèle sera motivant pour vos collaborateurs puisqu’ils pratiqueront leur sport en même temps que leurs collègues et qu’ils pourront les voir à l’action. C’est un bon moyen de renforcer la cohésion et la solidarité au sein des équipes malgré les écrans qui les séparent.
  • Il est aussi possible de les motiver en leur lançant des défis réguliers qui les pousseront à pratiquer une activité sportive:  par exemple, vous pouvez leur proposer de partager une photo d’eux pendant qu’ils courent, ou le nombre de kilomètres qu’ils ont parcouru dans la semaine. Cela lancera une bonne dynamique au sein de vos équipes, et en motivera peut-être certains.

N’hésitez pas à rappeler à vos collaborateurs via vos canaux de communication que le sport est indispensable pour leur santé et qu’on n’en pratique pas seulement pour se sculpter une silhouette de rêve (pour ceux pour qui ça ne serait pas une priorité 😊).

Le télétravail ne doit pas les empêcher de respecter leur limite : il est important qu’ils profitent du temps qu’ils ont chez eux pour prendre soin d’eux et de leur santé et pour se détendre !

9) Faites de l’apéro du vendredi un rituel pour vos collaborateurs

Incitez-les à se retrouver pour un moment 100% détente en fin de semaine en équipe ou même en mélangeant les équipes pour rencontrer de nouveaux collaborateurs. C’est une bonne habitude à prendre pour renforcer les liens entre les collaborateurs et leur sentiment d’appartenance malgré le télétravail imposé, tout en leur permettant de se changer les idées et de débriefer sur la semaine.

C’est aussi l’occasion d’apprendre à connaître ses collaborateurs à travers une autre perspective. Pour rendre ces moments encore plus conviviaux, vous pouvez également faire livrer chez vos collaborateurs des box apéros pour leur afterwork dans lesquels ils pourront trouver de la charcuterie, du fromage, des biscuits salés et d’autres produits artisanaux de qualité: quoi de mieux pour renforcer leur sentiment de proximité relationnelle et de partage que de leur permettre de déguster les mêmes douceurs ?

Il est cependant important de suivre quelques règles pour que ces apéros fonctionnent bien et plaisent à vos collaborateurs :

  • Il est préférable qu’il y ait 10 ou 12 personnes maximum par appel en visio, pour que tous puissent avoir l’occasion de prendre la parole et que les échanges restent compréhensibles.
  • Le vendredi soir est un moment qui pourrait être adapté aux disponibilités de chacun. Vous pouvez aussi demander l’avis de vos collaborateurs sur la pertinence de ce créneau horaire, grâce à un sondage.
  • Evitez de faire de ce moment convivial une obligation. Chaque collaborateur doit se sentir libre d’y aller. Cet apéro sera d’autant plus apprécié!

10) Envoyez chaque mois un sondage pour évaluer le moral de vos collaborateurs

En cette période si particulière, il est primordial de se tenir informé régulièrement de l’état d’esprit dans lequel évolue chaque collaborateur. Cet état d’esprit en dit long sur le moral général d’une personne et donc sur son implication auprès de son entreprise. Vous pouvez simplement créer un Google Form, facile d’utilisation et pratique pour réaliser des sondages, en y inscrivant un panel d’humeurs assez large pour que chaque collaborateur puisse exprimer son moral à un instant T: enthousiaste, fier, confiant, joyeux, anxieux, inquiet, fatigué, nerveux, énervé, déprimé, etc.

Si vous voulez en savoir un peu plus, vous pouvez aussi leur poser des questions plus précises qui les invitent à développer sur tel ou tel sujet, ou leur proposer de jauger leurs ressentis (efficacité, confiance en l’avenir, satisfaction par rapport aux situations de travail, etc.) sur une échelle de 1 à 5 ou de 1 à 10.

C’est un moyen pour les employés de donner leur avis sur la gestion de la communication, sur le soutien et l’écoute qu’on leur apporte dans leur entreprise et sur l’impact qu’a leur moral sur leur efficacité au travail.

Une fois le sondage effectué, il faut s’en servir pour agir efficacement. Le plus important est de prendre des mesures concernant les collaborateurs qui ne vont pas bien : il est de mise de prendre régulièrement de leurs nouvelles, comprendre pourquoi ils n’ont pas le moral et s’efforcer de trouver des solutions avec eux – établir des binômes ou trinômes entre collaborateurs pour que chacun se préoccupe du moral de ses coéquipiers et trouve un soutien en retour, par exemple.

Pour être en toute transparence avec les équipes, une bonne pratique est de rendre publique les verbatims de ces sondages (de manière anonyme) pour que chacun soit conscient du moral général des équipes.

Grâce à ces sondages, vous montrerez aux employés que leur entreprise se préoccupe d’eux et cet accompagnement pourra même remonter le moral de certains et renforcer leur engagement !