Le métier d’Office manager est apparu récemment en France en parallèle du développement des start-up et des nouvelles injonctions à l’amélioration de la qualité de vie au travail. Entre pilier nécessaire aux dirigeants pour alléger leur travail, et intermédiaire avec les collaborateurs, l’office manager occupe des missions nombreuses et diverses, de l’organisation des projets aux ressources humaines, nécessitant un grand sens de l’autonomie et des responsabilités.

Difficiles à comprendre et à cerner, les missions de l’office manager sont devenues indispensables et se multiplient à mesure que les entreprises grandissent. Si la profession est nouvelle en France, elle s’est vite imposée comme une nécessité.

1) UNE PROFESSION NOUVELLE ET INCONTOURNABLE :

Face à la concurrence rude sur le marché du travail et la multitude de paramètres à prendre en compte afin de mieux organiser son travail et ses équipes, le métier d’office manager est apparu comme la solution idéale pour soulager les directeurs généraux et leur permettre de mener à bien leurs projets. L’office manager occupe des missions nombreuses et diverses et est en quelque sorte le couteau suisse de l’entreprise dont il est difficile désormais de se passer.

A) LES MISSIONS D’UN OFFICE MANAGER :

Les missions de l’office manager sont nombreuses et indispensables à la coordination des différentes activités de l’entreprise, mais aussi à la gestion des affaires externes. En effet, l’office manager est une interface entre l’entreprise interne et les interlocuteurs externes (banque, fournisseurs, cabinet comptable, cabinet juridique etc.).

Le plus souvent, le métier d’office manager est présent dans les start-ups ou les petites et moyennes entreprises. Ainsi, l’office manager exerce des missions au croisement entre les ressources humaines, les responsables administratifs et les assistants de directions. Il assiste son supérieur hiérarchique, toujours dans l’objectif d’améliorer l’efficacité et la productivité de l’entreprise.

Il doit veiller à la mise en œuvre et l’organisation des activités du bureau, la gestion du travail et la bonne coordination des collaborateurs sur un projet. L’intérêt de recruter un office manager est qu’il peut, par ses missions, améliorer les délais, les résultats, les ventes de l’entreprise, puisqu’il permet une organisation optimale des équipes et des projets. Il peut également superviser une équipe, attribuer des tâches, former des employés ou en recruter.

B) QUELLES DIFFÉRENCES ENTRE OFFICE MANAGER ET ASSISTANT DE DIRECTION ?

À première vue, on pourrait se dire que le terme « office manager » est en réalité l’importation d’un concept anglo-saxon appliqué en France pour le métier d’assistant de direction. Cependant, l’office manager représente une évolution du poste de l’assistanat de direction, étant doté notamment de fonctions de ressources humaines. L’éventail de ses missions et la grande autonomie qui lui sont conférées font de l’Office manager un métier tout autre, avec des possibilités d’évolution à mesure que l’entreprise s’étoffe et se développe.

Le métier d’assistant de direction a un caractère immuable du fait de ses missions. En effet, l’assistant de direction est cantonné aux demandes et aux objectifs de ses dirigeants. Il évolue surtout dans des entreprises matures, organisées et hiérarchisées. Son rôle est donc restreint par un cadre déjà bien dessiné et entériné. Quant à l’office manager, il évolue plutôt dans des start-ups ou des petites et moyennes entreprises. Sa profession peut connaître des mutations plus larges permises par la croissance exponentielle de l’entreprise. C’est aussi pour cela que ce métier est récent en France, puisqu’il est apparu en parallèle du boom des start-ups et de leurs apparitions conséquentes depuis une vingtaine d’années.

Ainsi, l’office manager dispose d’une plus grande autonomie et joue le rôle de pivot entre d’une part les dirigeants et de l’autre les collaborateurs. Il participe réellement à la création d’une culture d’entreprise par ses missions transverses. C’est un intermédiaire polyvalent.

2) UNE PROFESSION QUI ÉVOLUE EN PERMANENCE :

Avec la crise sanitaire et les confinements successifs, la profession d’office manager a dû faire face à de nombreuses contraintes qui ont permis une évolution de ses fonctions et de son rôle.

Pendant cette période, l’office manager a dû innover et rebondir pour aux collaborateurs un cadre simplifié, rassurant, et stable afin de surmonter la crise. Entre la compréhension et le respect des nouvelles mesures gouvernementales, les plans de confinement et de déconfinement, et la mise en place du télétravail, les missions de l’office manager ont été radicalement bouleversées.

L’enjeu était de continuer à assurer de bonnes relations au sein de l’entreprise malgré la distance ou le demi-rythme en présentiel. Apéros Zoom, jeux concours, groupes Teams … les office manager ont su déborder d’idées pour maintenir le moral des collaborateurs !

Malgré ces contraintes, la crise sanitaire a permis de se concentrer sur des sujets de fonds, et de contourner les tâches parasites habituelles comme la gestion du matériel, de l’électricité …. Les office managers ont pu se tourner et axer leurs missions vers des projets RSE et environnementaux, et ainsi insuffler un vent nouveau à leur fonction.

Ainsi, ce métier est en constante évolution et se renouvelle à chaque contrainte ou limite imposée par des évènements conjoncturels. Il est un véritable atout pour le bien de l’entreprise et est devenu quasiment indispensable.

3) LES QUALITES D’UN OFFICE MANAGER :

A) SOFT SKILLS :

Si l’on devait résumer les qualités essentielles à l’exercice du métier d’office manager, on pourrait citer la flexibilité, l’autonomie, et la bonne aisance relationnelle.

L’office manager doit pouvoir répondre de manière efficace aux différentes missions qui lui sont confiées. La diversité de celles-ci, ainsi que l’organisation qu’elles représentent nécessitent une grande capacité d’adaptation ainsi qu’une anticipation des contraintes, des limites et des obstacles auxquelles elles pourraient être confrontées. Le type de structure dans lequel l’office manager évolue (start-up, TPE, PME …) impose un rythme assez soutenu par sa rapidité de croissance et de développement. La réactivité est donc le maître-mot du métier d’office manager.

Diplomate et bon communiquant, l’office manager occupe des fonctions RH nécessaire à la construction d’une culture d’entreprise fertile. Afin de décharger et non d’alourdir le travail de ses dirigeants, il doit avoir le sens des priorités, de la confidentialité, et anticiper ses potentielles missions afin de fluidifier la vie de l’entreprise.

B) HARD SKILLS :

Le métier d’office manager requiert une excellente maitrise du français et de bonnes capacités rédactionnelles. Il doit également pouvoir répondre aux appels téléphoniques et répondre aux demandes et aux questions des externes et des visiteurs.

De plus en plus, la maîtrise de l’anglais est passée d’un atout à une exigence. Cela s’explique par le type d’entreprise dans lequel le métier évolue, souvent des start-ups à ambition internationale, mais également parce que l’office manager est un intermédiaire avec l’extérieur.

Au-delà des exigences linguistiques, une des compétences vitales du métier d’office manager est la culture générale informatique et la connaissance de différents logiciels, notamment le Pack Office (Word, Excel, Powerpoint).

4) COMMENT DEVENIR OFFICE MANAGER ?

 Le métier d’office manager nécessite davantage des skills énumérés au-dessus que d’études particulières. Un BTS Assistant manager ou Assistant de gestion PME-PMI convient parfaitement aux attentes du métier.

Evidemment, il existe d’autre diplômes équivalents en Licence / Master à l’Université, mais aussi en école de commerce, qui vous permettront d’occuper un poste à plus haute responsabilité, ou avec des opportunités de carrière plus larges.

Une formation théorique doit néanmoins être complétée par des apports pratiques et de l’expérience professionnelle afin d’être valorisée au mieux sur le marché du travail : stages, alternance, apprentissage …

5) L’OFFICE MANAGER ET LA QUALITE DE VIE AU TRAVAIL :

Le métier d’office manager est en constante évolution et doit regorger d’idées créatives pour continuer d’améliorer le bien être de l’entreprise.

La qualité de vie au travail est devenue une préoccupation essentielle et de plus en plus importante pour les entreprises. Faire fructifier une culture d’entreprise durable et bienveillante, c’est la clé pour continuer à motiver les collaborateurs et améliorer d’attractivité de l’entreprise.

Ainsi, la recherche et l’amélioration de la qualité de vie au travail (QVT) peut passer par la mise en place de salles de repos, de pauses, de tisaneries, afin de créer un espace chaleureux de partage et de convivialité …

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En plus d’une pause conviviale, les fruits sont un encas sain, rempli d’anti-oxydants et de vitamines pour vous rebooster pour le reste de la journée !

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