Malgré des efforts de votre part, vos bureaux restent toujours vides et vos équipes préfèrent rester en télétravail ? C’est sûrement parce que vous n’avez pas détecté les problèmes de fond à traiter sur le court et long terme.
Voici quelques exemples qui devraient vous mettre la puce à l’oreille
« Perso, je suis en call toute la journée et au bureau, il n’y a que 2 salles de réunion pour 30 personnes… je suis bien mieux chez moi »
Alexis, Account Executive
« Je suis contente, j’ai réussi à faire venir 50% de mon équipe à notre réunion obligatoire en présentiel ! »
Solen, Customer Success Manager
« C’est l’enfer le bureau, il n’y a que les nouveaux, les stagiaires et les alternants, je ne connais plus personne »
Guillaume, Data Analyst
« Moi, j’attends que Fantine revienne de son congé maternité dans 6 mois pour revenir en présentiel »
Agnès, Marketing Digital
« On a mis le paquet sur le Welcome Day post-covid : magicien, gogodancer, sophrologie, mais il me reste 300 welcome kit sur les bras »
Fantine, Workplace Experience Manager
« Je vais fêter mes deux ans de télétravail en continu ! »
Yann, comptable
Comment la crise a bouleversé l’équilibre présentiel/ distanciel ?
La crise sanitaire que nous traversons depuis deux ans et dont nous voyons (enfin) le bout, a définitivement chamboulé l’organisation des entreprises. Cela fait deux ans que les salariés entretiennent une relation un peu « on and off » avec le télétravail. Quand le premier confinement a été annoncé, ils n’ont pas eu le choix que de s’adapter très vite au 100% distanciel. S’il a été si facile de travailler à la maison, c’est parce qu’une grande partie des missions sont effectuées par des moyens numériques mais aussi parce que le travail est de plus en plus individualisé.
Le retour au bureau reste alors plus difficile après deux ans installés confortablement en jogging dans son canapé voire dans son lit. Sorties d’une période psychologiquement rude et éprouvante, vos équipes ont des attentes maintenant plus exigeantes concernant leurs conditions de travail qu’il ne faut pas ignorer. Même si ce fameux retour a déjà été amorcé par la plupart des entreprises, il est devenu clair que nous ne travaillons désormais plus de la même manière.
Très peu mettaient en place le télétravail avant mars 2020 alors qu’aujourd’hui, il s’est bien ancré dans les habitudes. Selon une enquête réalisée en janvier 2022 par la DARES (Direction de l’Animation de la recherche, des Etudes et des Statistiques), 23% des salariés français télétravaillaient régulièrement en décembre 2021, c’est-à-dire au moins un jour par semaine. Cette tendance s’observe plus particulièrement dans certains secteurs tels que l’informatique, l’équipement, l’électricité, les banques ou les assurances. Afin de vous donner un aperçu de la situation, dans l’équipement, on dénombre 31 % de télétravailleurs et ce chiffre atteint même 59 % pour les activités financières et bancaires.
C’est aussi le Flex Office, principe consistant à ne pas avoir de poste de travail attitré, qui se développe de plus en plus puisqu’avec les jours de télétravail de chacun, tous les collaborateurs ne sont pas là en même temps. Et puis une nouvelle tendance prend de l’ampleur, le coworking, location d’espaces de travail partagé. Par conséquent, les bureaux se remplissent donc moins et les liens entre équipes ont du mal à revenir malgré le fait que le travail soit toujours considéré comme l’activité sociale par excellence.
Faire revenir ses collaborateurs, un but en soi ?
Personne ne vient au bureau, mais est-ce vraiment si grave que ça ?
À première vue, on peut penser que l’organisation fonctionne tout aussi bien en 100% distanciel, mais cela présuppose des process rôdés, des équipes qui se connaissent déjà bien, des collaborateurs autonomes sur leurs fiches de poste. Business as usual en somme.
La réalité elle, est plus nuancée. Pensez aux nouveaux arrivés, aux jeunes stagiaires et alternants qui ne connaissent encore personne dans l’entreprise et qui ne sont pas véritablement accueillis et soutenus par toute l’équipe.
En premier lieu, l’onboarding à distance est très difficile à réussir et demande une énergie considérable de la part des RH, managers et coéquipiers. De plus, la
charge de travail des managers intermédiaires augmente significativement en distanciel, puisque gérer à distance les collaborateurs qui ne sont pas totalement autonomes sur la partie métier, rendent le suivi et la formation plus longs et plus pesants.
Sans oublier la frontière entre pro et perso qui, en distanciel n’est plus du tout délimitée. Vos collaborateurs ont finalement tendance à travailler plus longtemps quand ils sont chez eux et à prendre moins de pauses puisqu’ils n’ont personne avec qui discuter autour d’un café. Résultats : stress, anxiété et burn out pointent le bout de leur nez beaucoup plus souvent.
Le bureau est évidemment la vitrine de votre entreprise qui révèle l’ambiance qui y règne et transmet vos valeurs et votre marque employeur. La guerre des talents est là et il faut bien la prendre en compte pour réussir à vous démarquer puisque les candidats sont de plus en plus exigeants.
Quand vous vous renseignez sur une entreprise après avoir vu une offre d’emploi sur Internet, en regardant les photos, quelle ambiance de travail vous inspire le plus ?
- Des bureaux design où les collaborateurs travaillent ensemble dans l’entraide et la bonne humeur.
- Des personnes seules chez elles qui ont choisi de travailler en full remote sans possibilité de rencontrer leurs collègues en vrai.
La réponse se devine rapidement…
Finalement, passé l’incroyable journée de rentrée en présentiel avec petits-déjeuners, ateliers créatifs ou bien activités sportives, le vrai défi est de redonner l’envie aux équipes de se réapproprier leurs bureaux plus fréquemment, sur le long terme et de faire face aux traditionnels : « J’ai trop de temps de trajet » ou encore « Je suis mieux chez moi et plus productive ».
Nos 5 conseils pour rendre la vie au bureau de nouveau attractive
Pour amener à un retour au bureau quelques jours par semaine plutôt que de rester à 100% en distanciel, il faut que les équipes (et futurs coéquipiers) y voient un véritable intérêt, d’où la nécessité d’avoir des bureaux attractifs. Alors, dans cet article, nous vous proposons cinq conseils pour vous aider à remettre au goût du jour vos bureaux et rendre la vie dans cet espace plus attractive.
1- Repenser l’espace de travail
Les space planners et services généraux ont longtemps plébiscité l’open space parce qu’il permettait de mettre beaucoup de personnes dans une même pièce et par conséquent d’économiser de l’argent. C’était aussi le bon moyen pour les managers de superviser tous les coéquipiers et de vérifier si chacun effectuait bien son travail. Nuisances sonores, manque d’intimité, distractions, pression hiérarchique énorme et compétition entre collaborateurs font que cet aménagement ne séduit plus.
Même si travailler en équipe est toujours mis en avant, les salariés ont besoin d’un espace plus calme pour retrouver la tranquillité de leur domicile. Il est désormais nécessaire de créer un espace moins stressant, propice au travail, mais aussi à la convivialité.
L’idéal est d’aménager des plus petites salles de travail collaboratives qui restent confortables, spacieuses et modulables. Elles ne doivent plus seulement être vues comme des salles destinées uniquement aux réunions. Créer plus de bureaux individuels, dans la mesure du possible, est également un moyen de motiver les collaborateurs ainsi que leur proposer de choisir un bureau qui leur plaît.
C’est le confort qui jouera aussi sur le succès de ce réaménagement et c’est d’ailleurs l’argument qui revient en tête de liste des défenseurs du télétravail. Et oui, quand on passe de son canapé à son bureau, on n’a pas envie d’avoir mal au dos toute la journée. Si vous ne l’avez toujours pas fait, il est maintenant temps d’investir dans du mobilier modulable et confortable.
Le monde informatique évolue rapidement et les entreprises apprécient travailler avec du matériel de qualité : des ordinateurs portables puissants, des téléphones récents ou encore un deuxième écran de haute qualité pour travailler sur de la retouche à haut niveau. Un prestataire tel que Valala vous propose de la location de matériel informatique pour équiper vos collaborateurs et développer votre entreprise : durée des contrats flexible, gestion des équipements et intégration de nouveaux collaborateurs en quelques clics… Tout cela dans un abonnement tout inclus.
2- Offrez à vos équipes un espace de bien-être
Après deux ans à la maison, vos salariés ne l’expriment peut-être pas, mais ils veulent découvrir des bureaux plus humains avec des espaces qui favorisent le bien-être, laissent place à la déconnexion et aux moments de socialisation. Il s’agit de en fait de leur montrer qu’ils retrouveront d’aussi bonnes conditions que dans leur lieu de vie et que leur bureau a même d’autres avantages. La création d’espaces de partage et de détente est un des points essentiels pour que le bureau soit de nouveau perçu comme agréable.
La salle de pause ne doit plus être un petit espace avec seulement petite cuisine, machine à café, table et chaises. Elle devra occuper un peu plus de surface pour permettre de décompresser de différentes manières : espace de détente (les canapés confortables pour faire la sieste sont un plus), espace de jeux (le baby-foot plaît à tous) et de convivialité.
Pour leur proposer la meilleure pause, vous pouvez même mettre à leur disposition des corbeilles de fruits frais ou même des fruits secs qu’ils pourront déguster aussi en travaillant. On a tous une petite faim (ou un petit coup de fatigue) à un moment de la journée. Vous leur proposez ainsi des snacks sains qui leur donneront un boost d’énergie et de productivité.
Pour aménager ces différents espaces, la décoration sera l’élément-clé, surtout aujourd’hui. Les bureaux occupent moins de m2 et c’est donc l’occasion d’optimiser l’espace et ainsi accorder plus de budget à la décoration. Elle doit être chaleureuse, accueillante et refléter votre culture d’entreprise. De petits budgets à plus important, les solutions sont nombreuses : vous pouvez faire appel à des entreprises spécialisées dans l’aménagement et la décoration de bureaux ou bien vous inspirer, notamment sur Pinterest (les idées y sont nombreuses et variées).
Parce que vous voulez aussi que vos bureaux soient un lieu de bien-être, les derniers détails (tout de même importants) de la décoration se jouent dans l’installation de plantes et fleurs. Ces éléments vont venir végétaliser l’espace et rendre plus attractifs les bureaux en leur donnant un petit aspect nature et surtout une meilleure qualité de l’air (avec la pollution actuelle, c’est un atout non-négligeable).
3- Favoriser la cohésion d’équipe via des événements
Le retour présentiel met également fin à la distanciation sociale entre les différents vos collaborateurs. Comme ces mesures ont considérablement affecté la cohésion de nombreuses équipes, des actions concrètes sont essentielles pour faire renaître ce sentiment d’appartenance. Encore plus pour les nouveaux collaborateurs qui n’ont pas eu l’occasion de rencontrer leurs collègues, de s’intégrer dans l’entreprise de manière « normale » et se sentent un peu délaissés.
Rappelez-vous que nous sommes tous sortis un peu découragés de cette longue crise du Covid. Pourtant, la cohésion est un formidable vecteur d’engagement et de performance qu’il ne faut pas mettre de côté.
Entre rendez-vous réguliers ou évènements ponctuels, les possibilités sont nombreuses. Vous pouvez par exemple mêler vitamines, divertissement et sport avec notre animation coup de cœur vélo smoothie où vos chers collègues pourront pédaler pour réaliser leur propre jus de fruits.
Un autre moyen de rassembler les équipes tout en leur offrant un moment de décompression est d’organiser des activités sportives régulièrement dans vos bureaux. En plus d’amener une bonne dose d’ondes positives, cela agit sur la cohésion interne, la prévention des risques liés à la sédentarisation et la productivité de vos collaborateurs.
Parce que le stress est souvent omniprésent et qu’il faut réussir à le gérer, des activités de bien-être seront tout autant bénéfiques si elles sont mises en place de temps à autre : méditation, yoga, sophrologie…
Avoir peu de temps à consacrer à l’organisation de ces différents évènements ou personne en charge de ces sujets ne sont pas des excuses ! Aujourd’hui, des entreprises se sont spécialisées dans les services d’office management (telles que notre partenaire MyOfficeMate.) et s’occupent de tout pour vous.
4- Proposer plus de flexibilité
Parce qu’avoir de jolis bureaux ne suffira pas à faire revenir tous vos salariés de forces, d’autres points sont à prendre en compte, notamment la flexibilité dans les horaires de travail. Aujourd’hui, selon l’étude Workmonitor de Randstad, 56% des salariés, interrogés dans 34 pays différents, admettent être touchés par des déséquilibres entre vie professionnelle et personnelle. La gestion du temps de travail est devenue une tâche quotidienne beaucoup plus complexe qu’auparavant, l’environnement professionnel se fondant dans l’environnement personnel.
Revenir au bureau permet de mieux fixer la limite entre la vie professionnelle et personnelle. Une fois rentrés chez eux, vos collaborateurs n’auront plus à se soucier du travail, contrairement au distanciel où ils sont constamment connectés.
N’est-ce pas une belle opportunité de se concentrer sur ce sujet et de travailler avec votre équipe pour trouver une solution concrète ? Entamez des discussions, suivez-les de près, décidez d’horaires conciliables avec leur vie de famille et offrez-leur toujours la possibilité de faire un ou deux jours de télétravail par semaine. Tout le monde y trouvera son compte !
5- Accompagner et valoriser vos collaborateurs
Les salariés ont besoin de se sentir accompagnés et à l’écoute pour assurer un retour de plus serein. Au-delà des préoccupations évidentes concernant la santé physique de l’équipe, il est important de prêter attention à la santé mentale de vos employés. Les psychologues de la médecine du travail ont déjà mis en garde contre le risque de dépression dû à la quarantaine et à l’isolement social. Par conséquent, le retour au bureau n’est pas toujours facile pour tout le monde.
Adopter un management plus empathique, obtenu grâce à la mise en place d’outils de suivi des retours et de partage des préoccupations permettra d’anticiper et de résoudre les problèmes liés à ce retour en présentiel.
En plus de préferer un management plus empathique, vous pouvez entreprendre une session de questions et réponses avec vos équipes afin de mieux aborder les appréhensions de chacun. Certaines entreprises ont également mis en place un réseau de bienveilleurs. Ces groupes de salariés bénévoles, nés à Montréal, sont formés à reconnaître les situations dangereuses et déclencher des alertes liées aux RPS (risques psychosociaux). Ils jouent un rôle de proximité, mais ils jouent aussi un rôle préventif essentiel pour les managers et les employés. Évidemment, si le risque est identifié, vous pouvez orienter vos coéquipiers vers la médecine du travail en cas de symptômes d’anxiété ou de burn-out. Vous pouvez aussi faire appel à des entreprises tel que Moka Care qui se sont spécialisés dans l’accompagnement psychologique en entreprise. L’équipe de psychologues de Moka, après avoir échangé avec vos collaborateurs, vont les orienter vers le bon praticien avec qui ils pourront réserver une session s’ils le souhaitent. C’est un système à mettre en place beaucoup plus facilement en présentiel où le suivi sera simplifié, bienveillant et surtout plus humain qu’à distance.